In control-verklaring

Inleiding

De Hoge Raad is een gemeenschappelijke organisatie die bestaat uit drie zelfstandige onderdelen: het rechtsprekende college de Hoge Raad, het parket bij de Hoge Raad en de directie bedrijfsvoering.

Ondersteuning van de raad en het parket

De directie bedrijfsvoering van de Hoge Raad draagt zorg voor de ondersteuning van de leden van de raad en het parket en voor de inrichting en instandhouding van de gemeenschappelijke organisatie. Zij is verantwoordelijk voor de wetenschappelijke en administratieve ondersteuning van de leden van de raad en het parket, ingedeeld naar de drie sectoren civiel, straf en belasting, en voor de twee kabinetten ter ondersteuning van respectievelijk de president van de Hoge Raad en de procureur-generaal bij de Hoge Raad. Daarnaast is de directie bedrijfsvoering verantwoordelijk voor onder meer het beheer van financiën, ICT, interne (facilitaire) zaken, personeelszaken, kennismanagement en communicatie.

Beheersing van bedrijfsvoeringsprocessen – algemeen

De directie bedrijfsvoering zet zich continu in voor het borgen van de continuïteit en kwaliteit van de ondersteunende processen ten behoeve van de taakuitoefening door de raad en het parket. Dit omvat het systematisch identificeren en monitoren van risico’s en het treffen van passende beheersmaatregelen. Ontwikkelingen in de interne en externe omgeving van de Hoge Raad worden jaarlijks geanalyseerd en, waar nodig, vertaald in aanpassingen van werkprocessen. In 2025 hebben de in- en externe controlemechanismen naar behoren gefunctioneerd.

Daarbij is in 2025 verdere invulling gegeven aan het inbedden van portfoliomanagement en risicomanagement binnen de organisatie. Het portfoliomanagement leidt tot prioritering van strategische keuzes en het risicomanagement tot het onderkennen en mitigeren van risico’s.

IT/IV-veiligheid

Om een betrouwbare en veilige digitale werkomgeving te waarborgen, laat de directie bedrijfsvoering ook in 2025 structureel assessments uitvoeren, waarbij de IT/IV-omgeving door onafhankelijke externe experts wordt getoetst. Daarbij is specifieke aandacht voor de beveiliging en continuïteit van het zaakregistratiesysteem. Een belangrijke randvoorwaarde voor IT/IV-veiligheid blijft het bewustzijn van medewerkers ten aanzien van veilig gebruik van hard- en software. Dit onderwerp krijgt aandacht via interne communicatie, trainingen en periodieke voorlichting.

De organisatie volgt de ontwikkelingen van AI-toepassingen. Kennisontwikkeling op het gebied van AI – AI-geletterheid - wordt binnen de organsatie georganiseerd om bewustwording rondom AI in te bedden in de organisatie. Daarbij is er onder meer aandacht voor aspecten als privacy, gegevensbescherming en informatiebeveiliging.

Financiën

In 2025 is verder voortgebouwd op de versterking van de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus). Doelstellingen zijn concreet geformuleerd en de voortgang wordt actief gemonitord. Daarnaast wordt geanticipeerd op ontwikkelingen op de middellange en lange termijn. Hierbij gaat het onder meer om noodzakelijke IT/IV-investeringen voor een toekomstbestendige digitale werkomgeving en om ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de daarmee samenhangende inzet op het aantrekken en behouden van gekwalificeerd personeel.

De Hoge Raad koopt in binnen de kaders van de geldende aanbestedingsregelgeving. De inkoopfunctie is centraal georganiseerd, waardoor integraal toezicht op het inkoopproces mogelijk is. Dit maakt gerichte analyses van uitgaven mogelijk en biedt inzicht in de juiste toepassing van aanbestedingsregels. Tevens wordt gewerkt aan de verdere inrichting van een document-managementsysteem waarmee systeemgerichte controle kan plaatsvinden.

Personeel en veiligheid

Een geldige verklaring omtrent het gedrag (VOG) is een basisvoorwaarde voor indiensttreding bij de directie bedrijfsvoering van de Hoge Raad. De afdeling P&O ziet toe op de aanvraag en afgifte hiervan. Bij functiewijzigingen kan een nieuwe VOG vereist zijn. Voor een aantal functies geldt een verzwaard screeningsregime en worden passende maatregelen getroffen.

In 2025 is blijvend aandacht besteed aan de werving van medewerkers voor het wetenschappelijk bureau, onder meer door gerichte wervingsmomenten en arbeidsmarktcampagnes. Medewerkers worden bij beëdiging en gedurende hun dienstverband gewezen op de mogelijkheden om eventuele zorgen of incidenten te bespreken met de leidinggevende, de afdeling P&O of de directeur bedrijfsvoering. Daarnaast zijn interne vertrouwenspersonen beschikbaar en zijn klachtenregelingen toegankelijk via intranet. Medewerkers kunnen ook deelnemen aan weerbaarheidstrainingen. Voor incidenten met een veiligheidscomponent geldt een interne registratie- en escalatieprocedure.  Daarbij wordt er door de bedrijfshulpverlening getraind op gebouwontruimingen en incidenten.

Fraudepreventie

Ter beperking van frauderisico’s zijn diverse beheersmaatregelen getroffen. Daarnaast is tevens een frauderesponsplan opgesteld. Binnen het financiële systeem zijn taken gescheiden over meerdere functies, waarmee het vierogen-principe is geborgd. Een in- en externe risicoanalyse vormt een vast onderdeel van de P&C-cyclus. De gedragscode integriteit Rijk is van toepassing op medewerkers van de directie bedrijfsvoering. Vermoedens van misstanden kunnen worden gemeld via onder meer leidinggevenden, vertrouwenspersonen, de directeur bedrijfsvoering of de externe integriteitscommissie.

Personele mutaties, vastgelegd in arbeidsvoorwaardenovereenkomsten en rechtspositionele besluiten, worden gecontroleerd in het personeels- en salarissysteem P-Direkt en na controle geaccordeerd door de directeur bedrijfsvoering. Jaarlijks worden audits uitgevoerd op zowel het financiële systeem als het salarissysteem.

11 Maart 2026, Den Haag

Drs. L.G.J. Aarts

Directeur bedrijfsvoering